O programa, realizado em 2018 em colaboração com a PROGEPE/ CDP, desenvolveu projetos de capacitação para garantir a governança e a adoção de boas práticas de gestão na UFPR. Os projetos de capacitação, nas áreas de planejamento estratégico, gestão por processos, gestão por riscos, indicadores, gestão de projetos e gestão de custos, foram dirigidos a gestores e demais servidores públicos da Universidade.
Em conformidade com orientações da Controladoria-Geral da União (CGU) e com o Decreto nº 9.203/2017, a CGR instituiu, em 2018, o Plano de Integridade, como um conjunto estruturado de medidas institucionais voltadas para a prevenção, detecção, punição e remediação de fraudes e atos de corrupção.
O programa, estabelecido em etapas, aborda assuntos como nepotismo, conflito de interesses, canal de denúncia, processo disciplinar, ética e riscos para integridade.
Esforço inovador no âmbito das IFES para contabilizar o custo de cada aluno, permitindo diversas estratificações mais apuradas para a distribuição de recursos e a identificação de oportunidades em economicidade.
Projeto em andamento
Identificação, mapeamento, análise e modelagem dos processos de trabalho da CRI, relacionados aos acordos de apoio à projetos institucionais.
Capacitações de 20h em Gestão por processos, BPM, BPMN e BPMS BizAgi, com o objetivo de promover a visão e a cultura de processos; tornar claro aos participantes o conceito e características dos processos; introduzir os conceitos de gestão por processos e melhoria contínua; possibilitar que os participantes passem a explorar as vantagens da visão da organização por processos de forma suplementar à visão por funções; nivelar o conhecimento dos servidores da UFPR em gestão por processos; apresentar a metodologia BPM para gerenciamento de processos; conceituar a atividade de modelagem de processos; motivar os participantes através dos benefícios da modelagem de processos; apresentar a solução de software BPMS; capacitar os participantes a compreender e utilizar a notação BPMN e a operar a ferramenta BizAgi Modeler; uniformizar entre os servidores da Universidade a notação utilizada para modelar, difundir, assimilar, gerenciar e melhorar o conhecimento sobre a diversidade de processos de trabalho da UFPR; potencializar as capacidades gerencial e operacional dos participantes através da apresentação de boas práticas de gestão e modelagem de processos; oportunizar que os participantes exercitassem o aprendizado de forma conduzida, orientada e producente, aplicando sobre seus processos reais de trabalho os conhecimentos adquiridos no curso. Turmas atendidas em janeiro, maio, junho, julho, agosto, setembro, e dezembro possibilitaram a capacitação de equipes da PRA/ CLOG, AUDIN, PROPLAN, PRA/ CLIC, PRA/ AGTIC, PROGEPE, PROGRAD e também da IFPR/ AUDIN.
Projeto em andamento
Identificação e assessoramento para o mapeamento dos processos de trabalho da PRA – Pró-reitoria de Administração – relacionados às áreas de Logística (CLOG) e Licitações e Contratações (CLIC). Levantamento e análise de riscos ao cumprimento dos objetivos estratégicos relacionados à Administração da UFPR e aos processos de trabalho da PRA. Os produtos deste projeto são subsídios para a gestão de riscos da unidade e da UFPR, da melhoria dos processos de trabalho da PRA e das decisões e ações da gestão.
Ação da Coordenadoria de Governança e Riscos (CGR), intensificada após a publicação do Decreto 9739/19, que exigiu a elaboração das propostas de estruturas regimentais e de estatutos de órgãos e entidades. Desde a sua implantação, a CGR teve como objetivo a modernização e a inovação institucional e, por isso, esse estudo já estava avançado quando o Governo Federal determinou prazos para as mudanças. A partir das orientações do decreto, a equipe da Coordenadoria passou a realizar reuniões com as direções das unidades institucionais orientando na elaboração dos regimentos de cada área. Os regimentos deveriam ser adaptados aos requisitos do Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal (SIORG) e padronizados conforme indicações da PROPLAN. Entre abril e junho de 2019 foram realizadas cerca de 110 reuniões com dirigentes, houve a troca de mais de 115 mensagens eletrônicas para esclarecimentos e foram feitos 900 atendimentos por telefone. Houve grande empenho da alta administração, dos líderes das grandes áreas e suas equipes, da Proplan/CGR, da Progepe e da Secretaria dos Órgãos Colegiados (SOC) para o sucesso da primeira fase do projeto. Todas as unidades da instituição foram envolvidas, já que precisaram reavaliar suas estruturas para integrar o organograma atualizado da UFPR, que inclui todas as unidades, competências, funções e cargos e corresponde ao que é realizado na prática. A transparência conferida a esses dados possibilita um diagnóstico preciso da fisiologia da instituição, planejar e melhorar a administração com mais segurança. Todos poderão saber o que cada unidade faz, onde faz e qual seu sentido na estrutura da universidade. Em uma instituição imensa como a UFPR, que tinha muitas práticas administrativas informais sedimentadas, essas mudanças significam um salto de transparência, organização e, sobretudo, de diagnóstico.
Após a aprovação dos 45 regimentos no Coplad, a CGR cadastrou e homologou, dentro do prazo de 31 de julho, todas as unidades administrativas da instituição no SIORG, sistema do Governo Federal que deve integrar essas informações às de outras ferramentas como Sistema Integrado de Administração de Pessoal (SIAPE), Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP), Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), Sistema Eletrônico de Informações (SEI), Sistema de Frequência, entre outras. A modernização organizacional é primordial para continuidade de outros projetos da equipe PROPLAN/ CGR, como modelagem e melhoramento dos processos, gestão do SEI, gestão dos riscos, indicadores e os custos relacionados.
A campanha “Riscos para a Integridade” alerta para atitudes que ferem a integridade do servidor e que devem ser evitadas.
Capacitação de servidores para a prática de governança pública, realizada em 3 de agosto, buscando eficácia organizacional por meio de monitoramento de resultados, planejamento estratégico, indicadores de desempenho e sistemas de gestão de riscos.
Capacitação, realizada entre 30 de julho e 3 de agosto, apresentando a 2 turmas conceitos básicos, competências, ciclo de vida e metodologias da Gestão de projetos, além do uso do sistema GPWeb.
Capacitação, realizada entre 20 e 24 de agosto, apresentando a 2 turmas conceitos básicos, identificação e priorização de riscos, legislação e aplicação da gestão de riscos com foco na administração pública federal.
Capacitação, realizada entre 17 a 21 de setembro, apresentando a 2 turmas conceitos básicos, paradigmas, metodologias e aplicação da gestão de processos, além de melhoria contínua e uso do software Bizagi.
Capacitação, atendendo a 6 turmas entre agosto e outubro, apresenta conceitos básicos de indicadores, medição e desempenho, além de capacitar para a criação, classificação e interpretação de indicadores.
Identificação, mapeamento, análise e modelagem de processos de trabalho do DCF, concluído em 18 de julho. O estudo dos procedimentos tornou possível a automatização de atividades que costumavam demandar dias de trabalho, todos os meses, para servidores do DCF, estruturou o fluxo de informação de forma eficiente, eliminou tarefas de logística, identificou diversos pontos de melhoria aplicáveis às atividades, alguns destes facilitados pela adoção do sistema SEI em etapas dos procedimentos, e facilitou a nova visão e organização do Departamento de Contabilidade e Finanças, a orientação aos participantes de cada processo e o planejamento de novos passos para o melhoramento contínuo das atividades da unidade.
Capacitações de 4h ou 8h em Gestão por processos, BPM, BPMN e BPMS BizAgi, com o objetivo de disseminar a cultura de gestão por processos, nivelar conhecimentos em uma notação e introduzir o uso de uma ferramenta para modelagem de processos de trabalho. Turmas atendidas em maio, julho, setembro, outubro e novembro possibilitaram a capacitação de equipes da PROPLAN/ DCF/ DAF, PRA/ DELIC/ GECON, PRA/ DELIC/ GEIMP, AGITEC, SiBi/ BC/ DA, PROGRAD/ COPAP, Setores Palotina, Toledo, Litoral e Jandaia do Sul, além de capacitações individuais a servidores da SUINFRA e da PF-UFPR.
Apoio à modelagem dos processos de trabalho da Procuradoria Federal junto à UFPR, concluído em 18 de abril.
Consultoria em modelagem de processos e análise de riscos de bolsas de pesquisa. O projeto, concluído em 2 de abril, viabilizou a assinatura eletrônica pela FUNPAR nos acordos firmados com a UFPR, trazendo agilidade e transparência aos processos, a adoção do SIGECOF pela equipe de Orçamento e Finanças da PRPPG, padronizando seus procedimentos de empenhamento, conforme as demais unidades da Universidade, de forma integrada aos demais sistemas de informação institucionais, a identificação, na Procuradoria Federal junto à UFPR, de assuntos tipicamente recorrentes em processos, que podem ser agilizados através da utilização de pareceres referenciais pelos procuradores, a apensação de processos ao processo original, no sistema SEI, facilitando a busca de informações e a rastreabilidade dos fatos.
Projeto em andamento
Identificação e assessoramento para o mapeamento dos principais processos de trabalho da SUINFRA – Superintendência de Infraestrutura. Levantamento e análise de riscos ao cumprimento dos objetivos estratégicos relacionados à Infraestrutura da UFPR e aos processos de trabalho da SUINFRA. Os produtos deste projeto são subsídios para a gestão de riscos da unidade e da UFPR, da melhoria dos processos de trabalho da SUINFRA e das decisões e ações da gestão.
Atendendo à demanda solicitada por unidades da UFPR, a Coordenadoria de Governança e Riscos – CGR desenvolveu novo módulo, incorporado ao SEI em 23 de janeiro, que tem a funcionalidade de agrupar os documentos do processo em pastas com o nome da unidade geradora. O recurso facilitou a identificação da origem e quantidade de documentos gerados por cada unidade envolvida no processo, sem alterar nenhuma configuração no processo ou nos documentos.
O projeto visou mitigar situações de riscos de integridade para a universidade, seus servidores e seus colaboradores, por meio do reforço da cultura ética, transparência ativa e acesso à informação, demonstrando o comprometimento da gestão da instituição com a sociedade.
Implantação, concluída em 17 de dezembro de 2017, da versão 3.0 do sistema SEI – Sistema Eletrônico de Informações. A atualização trouxe benefícios tanto ao usuário (a ferramenta é mais ágil e de mais fácil utilização) quanto aos administradores (além da velocidade maior, o SEI 3.0 oferece mais segurança e facilidade nas consultas).
Pesquisa com a participação dos colaboradores e dos servidores técnicos e docentes que utilizam o sistema SEI. Além de avaliar os resultados da implantação do sistema na UFPR, norteou a equipe gestora no planejamento e realização de adaptações no sistema, de acordo com as demandas apontadas na pesquisa.
